1. Czym jest system repartycji indywidualnej?

System repartycji indywidualnej to podział między uprawnionych autorów (twórców) dzieł naukowych i technicznych środków zainkasowanych na ich rzecz od producentów i importerów urządzeń kopiujących oraz tzw. punktów ksero. Środki te stanowią rekompensatę dla ww. twórców za kopiowanie ich twórczości w ramach dozwolonego użytku osobistego.

2. Skąd pochodzą środki przeznaczone na wypłaty z systemu repartycji indywidualnej?

Środki przeznaczone na wypłaty z systemu repartycji indywidualnej pobierane są na podstawie art. 20 i 20¹ ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych od producentów i importerów urządzeń kopiujących oraz od tzw. punktów ksero.

3. Na jakiej podstawie wypłacane są środki z systemu repartycji indywidualnej?

Środki z systemu repartycji indywidualnej wypłacane są na podstawie Regulaminu Repartycji, z którymi można zapoznać się na stronie internetowej Stowarzyszenia pod tym linkiem.

4. Kto jest uprawniony do otrzymania środków z systemu repartycji indywidualnej?

Uprawnionymi do otrzymania wypłaty z systemu repartycji indywidualnej są autorzy, którzy opublikowali swoje utwory w wydawnictwach wskazanych dla danego roku podziałowego przez badania statystyczne jako te, które podlegały najczęstszemu kopiowaniu (link do wykazu wydawnictw).

5. Co należy zrobić, aby otrzymać wynagrodzenie z systemu repartycji indywidualnej?

Aby otrzymać wynagrodzenie z systemu repartycji indywidualnej należy:

• sprawdzić uprawnienie do otrzymania wynagrodzenia poprzez wpisanie w wyszukiwarce autorów uprawnionych imienia i nazwiska na stronie internetowej Stowarzyszenia (link do wyszukiwarki)
• wygenerować za pomocą w/w wyszukiwarki dokumenty potwierdzające uprawnienie autora do otrzymania wynagrodzenia (deklaracji oraz oświadczenia o autorstwie utworów)
• prawidłowo uzupełnione oraz własnoręcznie podpisane dokumenty przesłać pocztą tradycyjną na adres: 25-512 Kielce, ul. Warszawska 21 lok. 31
• w przypadku plików PDF opatrzonych podpisem kwalifikowanym bądź podpisanych za pomocą profilu zaufanego e-PUAP drogą elektroniczną na adres e-mail: repartycja@kopipol.org.pl.

6. W jaki sposób mogę otrzymać od Stowarzyszenia KOPIPOL należne mi wynagrodzenie z systemu repartycji indywidualnej?

Należne z systemu repartycji indywidualnej wynagrodzenie Stowarzyszenie KOPIPOL może przekazać uprawnionemu Twórcy:

• na rachunek bankowy wskazany w deklaracji autora;
• przekazem pocztowym*.

*opłatę za przekaz pocztowy pokrywa Twórca (tzn. wysokość wypłacanego wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej zostaje przez Stowarzyszenie KOPIPOL pomniejszona o naliczoną, zgodnie z cennikiem Poczty Polskiej S. A., opłatę za usługę przekazu pocztowego).

7. Jaki jest czas oczekiwania na wypłatę środków z systemu repartycji indywidualnej?

Maksymalny czas oczekiwania na wypłatę środków z systemu repartycji indywidualnej wynosi 60 dni od daty otrzymania przez Stowarzyszenie kompletnie i poprawnie wypełnionej deklaracji oraz oświadczenia o autorstwie utworów.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach wynikających z dużej liczby nadesłanych deklaracji i oświadczeń czas realizacji wypłaty może ulec zmianie. W takiej sytuacji autorzy zostaną indywidualnie poinformowani o opóźnieniu w realizacji wypłaty.

8. Za jakie lata mogę ubiegać się o wypłatę wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej?

Stowarzyszenie KOPIPOL prowadzi obecnie podział środków zainkasowanych w  latach 2016-2022. Podział środków zainkasowanych w roku 2023 Stowarzyszenie rozpocznie we wrześniu 2024 roku.

9. Do kiedy można składać deklarację i załączniki uprawniające do otrzymania wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej?

Składanie dokumentów potwierdzających uprawnienia do otrzymania wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej odbywa się trybie ciągłym, należy jednak pamiętać o przedawnieniu środków po 7 latach od daty ogłoszenia repartycji indywidualnej za dany rok.

10. Czy muszę podawać wszystkie dane wskazane w deklaracji i załącznikach?

TAK. Jest to konieczne celem rozliczenia przez Stowarzyszenie wypłacanych wynagrodzeń z Urzędem Skarbowym oraz do wypełnienia deklaracji podatkowej PIT-11.

11.  W jaki sposób wyliczana jest wysokość wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej dla konkretnego twórcy i od czego ona zależy?

Wysokość wynagrodzenia ustalana jest na podstawie badań statystycznych. KOPIPOL, jako jedyna organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, podział inkasowanych opłat opiera wyłącznie na wynikach badań statystycznych. Na podstawie rzeczonych badań Stowarzyszenie, z puli przypadającej na twórczość naukową i techniczną, przydziela środki na wydawnictwa proporcjonalnie do udziału danego wydawcy w strukturze kopiowania utworów. Kolejnym etapem jest podział kwoty przydzielonej danemu wydawnictwu pomiędzy publikacje wydane w danym roku podziałowym, a następnie równo między autorów bądź współautorów danej publikacji. Tym samym, im większa liczba autorów lub współautorów, tym mniejsza kwota przypadająca na jednego autora.

12.  Dlaczego systemem repartycji indywidualnej nie są objęci autorzy publikujący we wszystkich wydawnictwach?

Zgodnie z zasadami systemu repartycji indywidualnej w podziale środków biorą udział autorzy publikujący w wydawnictwach, których udział w strukturze kopiowania utworów naukowych wynosi więcej niż 0,8 procent ogółu zwielokrotnianych publikacji naukowych. Dla każdego kolejnego roku podziałowego mogą to być inne wydawnictwa (lista wydawnictw). Przyjęte w ten sposób rozwiązanie ma na celu uniknięcie wypłaty iluzorycznych wynagrodzeń, które w przypadku podziału na autorów publikujących we wszystkich wydawnictwach, mogłyby wynosić po kilka złotych lub nawet kilkadziesiąt groszy dla jednego autora. Mamy nadzieję, że w związku ze stałym wzrostem wpływów z opłat reprograficznych w przyszłości repartycją indywidualną objęci zostaną również Ci autorzy, którzy swoje utwory publikują w wydawnictwach mających udział w strukturze kopiowania utworów naukowych niższy niż wskazane wyżej 0,8 %.

13.  Jaka jest wysokość wypłacanego przez KOPIPOL wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej?

Średnia wysokość wypłaty w ramach systemu repartycji indywidualnej dla jednego autora wynosi obecnie około 1 200 złotych. Indywidualna informacja o wysokości wynagrodzenia dla konkretnego autora może zostać udzielona przez pracowników Stowarzyszenia dopiero po otrzymaniu deklaracji.

14.  Czy od wynagrodzeń wypłaconych z systemu repartycji indywidualnej odprowadzany jest podatek dochodowy do urzędu skarbowego?

TAK. Od wypłaconych wynagrodzeń z systemu repartycji indywidualnej Stowarzyszenie KOPIPOL odprowadza podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 12%.

15.  Czy otrzymam dokument potwierdzający odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy?

TAK. W terminie do końca lutego następnego roku, po roku dokonania wypłaty zostanie przesłana do autora informacja podatkowa PIT-11 lub w przypadku nierezydentów IFT- 1R.

16.  Czy przysługują mi środki z systemu repartycji indywidualnej, jeżeli otrzymałem już wynagrodzenie od wydawnictwa za napisanie książki?

TAK. Środki z systemu repartycji indywidualnej stanowią rekompensatę dla twórców z tytułu kopiowania ich utworów w ramach dozwolonego użytku osobistego. Stowarzyszenie KOPIPOL wypłaca na rzecz twórców rekompensaty niezależnie od umów zawartych z wydawcami i ewentualnie otrzymanymi od nich wynagrodzeniami.

17.  Czy wypłata z systemu repartycji indywidualnej przysługuje za ten sam utwór co roku?

NIE. Wypłata z systemu repartycji indywidualnej za dany utwór realizowana jest jednorazowo. Dokonywana jest za rok, w którym opublikowano utwór.

18. Czy deklarację oraz załączniki mogę wysłać pocztą elektroniczną?

TAK. Wysłanie dokumentów drogą elektroniczną jest możliwe w przypadku plików PDF opatrzonych podpisem kwalifikowanym, bądź podpisanych za pomocą profilu zaufanego e-PUAP.

W przypadku własnoręcznie podpisanych dokumentów pierwszą deklarację wraz z oświadczeniem o autorstwie utworu należy wysłać pocztą tradycyjną, natomiast kolejne formalności będzie można załatwiać przy pomocy poczty elektronicznej kontaktując się z pracownikami Stowarzyszania na adres repartycja@kopipol.org.pl

19. Dlaczego z wyszukiwarki uprawnionych autorów „znikają” dane o publikacjach autorów?

20. Czy środki z repartycji należą się wszystkim współautorom / autorom rozdziałów / autorom artykułów w ramach jednej pozycji naukowej (książki /czasopisma)?

TAK. Środki z repartycji indywidualnej należne są wszystkim współautorom / autorom rozdziałów / autorom artykułów, którzy przyczynili się do powstania utworu (książki / czasopisma) objętego repartycją indywidualną. Niestety Stowarzyszenia KOPIPOL, z uwagi brak adresów e-mailowych do niektórych twórców, nie jest w stanie powiadomić bezpośrednio wszystkich uprawnionych autorów o przysługujących im należnościach. W związku z powyższym zwracamy się z prośbą do wszystkich autorów, którzy otrzymali informację o przysługujących im należnościach z systemu repartycji indywidualnej, aby przekazywali tą informację wszystkim współautorom pozycji naukowych za jakie należne są im rzeczone środki. Każdy autor może sprawdzić czy przysługują mu odpowiednie środki korzystając z wyszukiwarki uprawnionych autorów (link do wyszukiwarki). Za pomocą wyszukiwarki można również wygenerować dokumenty niezbędne do otrzymania środków z repartycji.

21. Czy środki z systemu repartycji indywidualnej przysługują Spadkobiercy/-com po zmarłym uprawnionym twórcy?

TAK. Należne wynagrodzenie mogą odebrać również Spadkobiercy na podstawie aktu poświadczenia dziedziczenia bądź innego urzędowego dokumentu potwierdzającego nabycie spadku po twórcy.

Pozostałe dokumenty niezbędne do wypłaty wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej dla Spadkobierców, tj. deklaracja oraz oświadczenie Spadkobiercy (dla każdego Spadkobiercy obowiązują osobne formularze) zostaną przygotowane przez pracowników Stowarzyszenia po uprzednim kontakcie pod numerem telefonu (41) 341 54 39 lub adresem e-mail: repartycja@kopipol.org.pl.

22. O jakie dane należy dodatkowo uzupełnić dokumenty uprawniające do otrzymania wynagrodzenia z systemu repartycji indywidualnej w sytuacji, gdy krajem rezydencji podatkowej twórcy nie jest Rzeczpospolita Polska?

W przypadku, gdy krajem rezydencji podatkowej nie jest Polska na potrzeby rozliczenia wynagrodzenia z polskim urzędem skarbowym niezbędne jest wskazanie przez autora zamieszkującego za granicą informacji dotyczącej podatkowego numeru identyfikacyjnego bądź ubezpieczeniowego (może to być również numer paszportu lub urzędowego dokumentu stwierdzającego tożsamość) ze wskazaniem rodzaju oraz kraju nadania dokumentu.

Zagraniczny numer rachunku bankowego należy z kolei uzupełnić o informacje takie jak numer IBAN oraz kod SWIFT/BIC banku.

23. Czy twórcy prowadzącemu jednoosobową działalność gospodarczą wynagrodzenie z systemu repartycji indywidualnej może zostać wypłacone na podstawie faktury VAT?

NIE. W przypadku twórcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą wynagrodzenie z systemu repartycji indywidualnej może zostać wypłacone jedynie na podstawie rachunku bądź noty księgowej wystawionych zgodnie z poniższymi informacjami:

• dane odbiorcy:
  Stowarzyszenie KOPIPOL
  Warszawska 21 lok. 31
  25-512 Kielce
  NIP: 657-19-20-381

• treść/tytuł:
  Repartycja indywidualna

• termin płatności:
  60 dni